domingo, noviembre 26, 2006

PRESERVACIÓN DIGITAL

Introducción

La tecnología digital ha abierto una nueva perspectiva en el campo de la preservación de los fondos documentales debido a que el medio físico sabemos que se degradará y estropeará con el tiempo, por no hablar de lo rápido que avanzan las nuevas tecnologías dejando obsoletas las anteriores. Sin embargo, al contrario que el formato papel que puede durar cientos de años, estas nuevas tecnologías pasan a ser anticuadas en pocos años.Las razones de esto son bien conocidas: el envejecimiento de los soportes digitales, la obsolescencia de los formatos, del software y del hardware, así como la falta de compatibilidad de los nuevos sistemas con respecto a los anteriores.Según algunos autores, la preservación digital consiste en asegurar el acceso continuo a los materiales digitales y de manera general podemos decir que consiste en mantener la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar colecciones digitales frente a las infraestructuras y elementos tecnológicos y de organización que cambian con mucha rapidez.En la preservación digital encontramos una dicotomía muy interesante. ¿En qué consiste realmente, en la digitalización de los originales, en la conservación de los propios documentos digitales o en ambas cosas? Se puede entender por preservación digital la preservación de los artefactos físicos mediante su digitalización, pero también la preservación de los propios recursos digitales. Una vez tenido en cuenta esto podemos pensar en los objetivos que tiene esa preservación a través de la digitalización.

Objetivos de la preservación digital

1- Incrementar el acceso a la colección
2- Mejorar los servicios para un grupo de usuarios en expansión aumentando el acceso a las fuentes documentales de la institución.
3- Reducir la manipulación de los materiales frágiles y hacer una “copia de seguridad” de los mismos mediante su digitalización.
4- Brindar a la institución la oportunidad de desarrollar su infraestructura técnica y la destreza de su plantilla.
5- Desarrollar fuentes de información en colaboración con otras instituciones accesibles a través de Internet.
6- Rentabilizar los avances tecnológicos de otras instituciones compartiéndolos

Las principales razones para llevar a cabo la digitalización son
:Incrementar el acceso a la colección sobre todo a la hora de acceder a fondos delicados como manuscritos, libros raros, etc… La digitalización de este tipo de fondos supone facilitar el acceso a unos fondos que deben ser visitados en un lugar específico bajo unas condiciones de consulta concretas. Estos fondos pueden ser fácilmente dañados y una manera de salvarlo es su digitalización. Además es más productiva su consulta a través de herramientas informáticas.La preservación a través de la digitalización no es un método barato y requiere una gran especialización técnica de la plantilla que lo va a llevar a cabo.

Pero todo este preceso plantea numerosas preguntas con respecto a la metodología en su desarrollo que deben resolverse:

-¿Qué hay que guardar ir porqué?- Criterios de selección.
En general se deben seleccionar y crear colecciones digitales con un valor duradero y de interés intelectual. La demanda de los documentos también es un factor a tener en cuenta ya que si los fondos están digitalizados serán de más fácil acceso.La condición física en que se encuentren los documentos también se ha de tener en cuenta ya que será más urgente la preservación de un documento que corre un gran riesgo físico por deterioro, por ejemplo que otro en mejores condiciones.Esta selección debe estar avalada por una política de preservación bien definida y apoyada económicamente. Esta política debe ser revisada periódicamente junto con la selección de documentos a preservar. A estos documentos se les debe dar un valor límite de vida ya que algunos serán más perecederos que otros.

- ¿Dónde se debe guardar?-
Como sabemos los soportes digitales son frágiles y efímeros además adolecen de ciertas características como posibles fallos técnicos y mecánicos, errores del operador, virus, cambios no autorizados y no documentados, obsolescencia o incompatibilidad del software, pérdida de programas, metadatos incompletos, envejecimiento de la información, entre otros.La selección de formatos donde guardar la información debe ser parte del plan global de preservación del proyecto, que debe abarcar también otros aspectos tales como los procedimientos de preservación a seguir.Por otro lado, ninguno de los medios digitales de hoy en día garantiza la longevidadde la información. Los medios magnéticos tienen una vida sorprendentemente corta, los discos compactos son más duraderos pero nadie puede predecir su durabilidad que depende en gran medida de la calidad de los mismos.

- ¿Cómo recuperarlo después?- ¿Cómo mantenerlo inalterado?-¿Cómo evitar que se vuelva obsoleto?-
Estas tres cuestiones últimas están sumamente relacionadas entre ellas ya que la correcta recuperación depende de cómo se mantengan los recursos digitales y su mantenimiento depende en gran medida de evitar su obsolescencia.
Entre los métodos para evitar la obsolescencia de los recursos digitales, podemos citar, por ejemplo, la renovación periódica de los archivos para evitar la pérdida de datos debida al envejecimiento del soporte, la conversión de viejos formatos a otros más nuevos para evitar la obsolescencia, los criterios de redundancia, y la elección adecuada de medios y lugares de almacenamiento.Para favorecer la longevidad de la información digital podemos almacenar la información en formatos que sean ampliamente usados hoy en día. Esto aumenta la probabilidad de que cuando un formato se vuelva obsoleto aún existan programas para su conversión. XML, HTML y PDF son ejemplos de estos. Otra interesante sugerencia es crear un archivo que contenga las definiciones de los formatos, estándares de metadatos, protocolos y otros elementos constructivos fundamentales de las bibliotecas digitales. Si los formatos y los esquemas de codificación son preservados, la mayoría de la información puede ser descifrada posteriormente.

Algunos métodos de conservación

Preservación de los sistemas originales:
El sistema más superficial para preservar los recursos electrónicos es mantener en funcionamiento el ordenador con el que han sido creados, almacenados, y pueden ser consultados. A pesar de ser una solución simple no es razonable querer mantener en funcionamiento a un equipo por décadas. A medida que pase el tiempo se volverá más difícil encontrar repuestos y las prestaciones que brinde el equipo se volverán obsoletas.

Emulación:
La emulación obliga a preservar una cantidad importante de información. Se debe preservar el emulador, el sistema operativo, la aplicación y los datos. Este modo de preservación tiene algunos fallos en contra ya que no sólo es difícil identificar exactamente lo que debe ser preservado, sino que la pérdida de alguno de estos componentes hacen inaccesible la información. El emulador es también una aplicación de software, y deberá ser preservado, ya sea mediante emulación o mediante su actualización periódica.

Migración:
Como ya sabemos la información digital es inútil, a menos que los formatos puedan ser reconocidos y procesados por un ordenador. Sabemos que los formatos de ordenador cambian continuamente y que algunos formatos y programas de hace más de diez años son difíciles de leer y ejecutar en la actualidad. La migración consiste en convertir la información a nuevos formatos. Es una medida contra la obsolescencia. Tiene la desventaja de ser una tarea pesada y de que los datos originales son modificados, con el peligro de que se produzcan efectos acumulativos no deseados tras múltiples migraciones.

Conclusiones

Hoy en día, las nuevas tecnologías avanzan de manera imparable, y aunque los avances suelen ser siempre para mejor, siempre se encuentran pequeños inconvenientes. En este caso, tanto avance, nos supone un retroceso, y me explico, después de llevar a cabo un elaborado plan de preservación, obteniendo la digitalización del documento (por ejemplo) descubrimos que en una o quizá dos décadas, ese esfuerzo no nos haya servido de mucho puesto que diez años después, lo que ahora se considerá "nueva tecnología", entonces se considerará anticuado, y nuestro soporte digital quedará invalidado porque no existirá software o hadware que lo reconozca. Además añadir, que estas nuevas tecnologías no nos llegan a todos por igual, hay una gran "brecha digital" que marca grandes diferencias entre países inforricos e infopobres.
A pesar de esto, es cierto que hay que reconocer que tiene numerosas ventajas, el fácil acceso a la documentación junto con la conservación del patrimonio, así como el gran ahorro de espacio que supone este tipo de almacenamiento. Se almacena gran cantidad de información en espacios muy reducidos.
Finalmente creo que habría que darle más importancia a todos estos hechos, encontrando una mayor implicación para buscar más soluciones.

Enlaces:

  • CARTA DE LA UNESCO
  • martes, noviembre 07, 2006

    COMENTARIO DE LOS ARTÍCULOS

  • Administración y manejo de recursos electrónicos
  • Durante los últimos años de la archivística, esta disciplina ha pasado por numerosos cambios. Uno muy importante ha sido el paso del manejo de impresos unilineales hacia impresos a texto multilineal.Las nuevas tecnologías se han visto reflejadas en los documentos. Zapata nos habla los problemas que supone este cambio a documentos electrónicos, tales como la pérdida de información, el poco control sobre ellos debido a que la libre circulación de información no se ajusta a las reglas, la modificación de ciertos conceptos...Para ello propone crear un modelo de gestión de documentos electrónicos y un programa de administración de documentos y archivos electrónicos para así poder garantizar la integridad de los documentos.

  • "Archivando" registros electrónicos
  • En este artículo también se habla del proceso de cambio que ha sufrido esta disciplina, pero de una manera más amplia describiendo las causas y los efectos de este cambio. Se insiste en la necesidad de una mayor implicación por parte del profesional ne la gestión de los documentos desde su producción. Uno de los problemas que plantea es en relación a la custosia de dichos documentos electrónicos, para unos la custodia debe estar en las oficinas o instituciones que los generan y para otros, en el propio archivo una vez que se consideran "inactivos". Creo que esta segunda opción presenta una mayor seguridad de conservación, ya que en las oficinas o instituciones puede haber una mayor pérdida de información debido a una mala custodia. Otro punto interesante del artículo es el de la conservación de los documentos. Desde mi punto de vista la digitalización de los documentos es el mejor método y el más seguro para la conservación de los mismos y además, una ventaja es que permite el acceso a ellos sin la necesidad de desplazarse al original.

    viernes, noviembre 03, 2006

    ARCHIVOS MUNICIPALES

  • Archivo del Ayuntamiento de Madrid

  • Para acceder al Archivo de Villa por medio de la página del Ayuntamiento, primero tenemos que pulsar sobre el enlace Centro Cultural Conde Duque, lo que creo que no permite una rápida localización del archivo. Una vez dentro del Archivo, veo que apenas hay una gran descripción, salvo una breve reseña histórica, el contenido de sus fondos, pero sin posibilidad de acceder a ellos, los instrumentos de descripción, pero sin hablar de las normas empleadas y poco más. Creo que siendo un archivo tan importante, su página web no está a su altura.

    No hay acceso a trámites telemáticos, salvo que te facilitan el documento para que lo imprimas en tu casa, pero debes ir en persona a entregarlo.




  • Archivo del Ayuntamiento de Barcelona
  • El acceso es bastante más sencillo que el anterior. A través de la págnina del ayuntamiento, elegimos el tema "cultura" y por medio de esa página tenemos la opción de acceder al archivo municipal. Aunque podemos elegir el idioma, español o catalán, más adelante y en otras opciones, sólo aparece en catalán.

    Una vez dentro del archivo municipal nos aparacen los antecedentes del mismo. En esta misma página encontramos información sobre las normas que han aplicado sobre los documentos, es el sistema AIDA (Administración Integral de Documentos y Archivos), a continuación facilito el enlace a dichas normas para obtener una mayor explicación:

  • AIDA
  • También encontramos diversos proyectos que está llevando a cabo el archivo, entre los que destacaría "Arxiu on line" "que pretende la consolidación del web site para todos los centros de archivos municipales, con información de la misión social, los fondos documentales y bibliográficos, los servicios, los principales proyectos, acceso a las publicaciones, consulta de documentos y bases de datos, formulario de solicitudes y exposiciones virtuales."

    Creo que es un proyecto muy interesante a la hora de compartir recursos y obtener resultados satistactorios.

    Para aquellas personas que no están familiarizadas con el tema, el archivo pone a disposición unos textos explicativos con referencia a "¿Qué es un archivo?" y al "Ciclo de vida de los documentos".

    Muestra además claramente un organigrama con el sistema municipal de archivos.

    En el apartado de Sala de Consulta disponemos de accesos a dos bases de datos y a tres catálogos.

    Dispone de una página para sus publicaciones así como de las exposiciones que se muestran actualmente.

    Otra ventaja interesante de esta página es que te permite el acceso a los diferentes archivos:


    1. Archivo Histórico de la Ciudad
    2. Archivo Municipal Administrativo
    3. Distrito de Ciudad Vella
    4. Distrito de L´Eixample
    5. Distrito de Sants-Monjuïc
    6. Distrito de Les Corts
    7. Distrito de Sarrià-Sant Gervasi
    8. Distrito de Gracià
    9. Distrito de Horta-Guinardó
    10. Distrito de Nou Barris
    11. Distrito de Sant Andreu
    12. Distrito de Sant Martí

    Dentro de cada uno de ellos tenemos la posibilidad de acceder a sus diversos fondos, ya que muchos de ellos han sido digitalizados.

    En esta página tampoco tenemos la posibilidad de realizar trámites telemáticos, aunque viendo el buen nivel de la página, no sería de extrañar que en un tiempo estuviera disponible este servicio.


  • Archivo del Ayuntamiento de Gerona
  • Lo que más quiero destacar con respecto a este archivo es mi indignación con la presentación, ya que únicamente está disponible en catalán, lo cual supone un gran impedimento para una buena valoración de la página, por lo tanto ésta será bastante breve.

    Parece que el archivo se divide en dos secciones:

    • El archivo administrativo.
    • El archivo histórico.

    Ofrece una serie de servicios:

    • A entidades y particulares.
    • En relación a sus fondos.
    • Reproducción de documentos.

    No he encontrado el tipo de normas aplicadas a los documentos.

    Creo que tampoco ofrece la posibilidad de trámites telemáticos.


  • Archivo del Ayuntamiento de Arganda del Rey
  • Valoro muy satisfactoriamente la facilidad de acceso al Archivo por medio de la página del ayuntamiento, ya que aparece en lugar muy destacado, y por lo comentado en clase, parece que en esta localidad la figura del archivero está muy valorada.

    Una vez dentro, podemos saber con facilidad que la descripción se ha realizado siguiendo las Normas Internacionales de Descripción Archivística (ISAD), recurriendo a registros de autoridades o encabezamientos autorizados en los campos de Materias, Personas y Lugares. Aquí facilito el enlace al tesauro.

  • TESAURO
  • Se ofrece la posibilidad de realizar consultas on-line a los catálogos, dichos catalógos contienen las siguientes informaciones:

    • Fondo Municipal- General (desde 1306)
    • Fondo Municipal- Acuerdos de Gobierno (1651-1991)
    • Fondo Notarial (1579-1755)
    • Fototeca (1870-2002)
    • Videoteca (1981-1991)
    • Fonoteca (1979-2001)

    Con respecto a los servicios que ofrece, destaco la posibilidad de realizar consultas documentales, ya que permite desde el acceso a documentos originales así como el acceso a los catálogos por Internet, ya mencionados anteriormente.

    Parece que tampoco ofrece la posibilidad de realizar trámites electrónicos, aunque al igual que comentaba con respecto al Archivo Municipal de Barcelona, creo que el de Arganda tampoco tardará tiempo en ofrecerlo.

    Me gustaría destacar, como elemento interesante, el recurso on-line de transcripción de documentos, aquí dejo un enlace para quien le pueda interesar:

  • Carta de Privilegio de Felipe II por la que se otorga a Arganda la condición de villa de realengo
  • Para finalizar esta práctica, comentar, que el que más me ha gustado de todos los archivos ha sido el de Arganda del Rey, por la gran cantidad, variedad y calidad de contenidos, así como la del Ayuntamiento de Barcelona.