La tecnología digital ha abierto una nueva perspectiva en el campo de la preservación de los fondos documentales debido a que el medio físico sabemos que se degradará y estropeará con el tiempo, por no hablar de lo rápido que avanzan las nuevas tecnologías dejando obsoletas las anteriores. Sin embargo, al contrario que el formato papel que puede durar cientos de años, estas nuevas tecnologías pasan a ser anticuadas en pocos años.Las razones de esto son bien conocidas: el envejecimiento de los soportes digitales, la obsolescencia de los formatos, del software y del hardware, así como la falta de compatibilidad de los nuevos sistemas con respecto a los anteriores.Según algunos autores, la preservación digital consiste en asegurar el acceso continuo a los materiales digitales y de manera general podemos decir que consiste en mantener la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar colecciones digitales frente a las infraestructuras y elementos tecnológicos y de organización que cambian con mucha rapidez.En la preservación digital encontramos una dicotomía muy interesante. ¿En qué consiste realmente, en la digitalización de los originales, en la conservación de los propios documentos digitales o en ambas cosas? Se puede entender por preservación digital la preservación de los artefactos físicos mediante su digitalización, pero también la preservación de los propios recursos digitales. Una vez tenido en cuenta esto podemos pensar en los objetivos que tiene esa preservación a través de la digitalización.
Objetivos de la preservación digital
1- Incrementar el acceso a la colección
2- Mejorar los servicios para un grupo de usuarios en expansión aumentando el acceso a las fuentes documentales de la institución.
3- Reducir la manipulación de los materiales frágiles y hacer una “copia de seguridad” de los mismos mediante su digitalización.
4- Brindar a la institución la oportunidad de desarrollar su infraestructura técnica y la destreza de su plantilla.
5- Desarrollar fuentes de información en colaboración con otras instituciones accesibles a través de Internet.
6- Rentabilizar los avances tecnológicos de otras instituciones compartiéndolos
Las principales razones para llevar a cabo la digitalización son
:Incrementar el acceso a la colección sobre todo a la hora de acceder a fondos delicados como manuscritos, libros raros, etc… La digitalización de este tipo de fondos supone facilitar el acceso a unos fondos que deben ser visitados en un lugar específico bajo unas condiciones de consulta concretas. Estos fondos pueden ser fácilmente dañados y una manera de salvarlo es su digitalización. Además es más productiva su consulta a través de herramientas informáticas.La preservación a través de la digitalización no es un método barato y requiere una gran especialización técnica de la plantilla que lo va a llevar a cabo.
Pero todo este preceso plantea numerosas preguntas con respecto a la metodología en su desarrollo que deben resolverse:
-¿Qué hay que guardar ir porqué?- Criterios de selección.
En general se deben seleccionar y crear colecciones digitales con un valor duradero y de interés intelectual. La demanda de los documentos también es un factor a tener en cuenta ya que si los fondos están digitalizados serán de más fácil acceso.La condición física en que se encuentren los documentos también se ha de tener en cuenta ya que será más urgente la preservación de un documento que corre un gran riesgo físico por deterioro, por ejemplo que otro en mejores condiciones.Esta selección debe estar avalada por una política de preservación bien definida y apoyada económicamente. Esta política debe ser revisada periódicamente junto con la selección de documentos a preservar. A estos documentos se les debe dar un valor límite de vida ya que algunos serán más perecederos que otros.
- ¿Dónde se debe guardar?-
Como sabemos los soportes digitales son frágiles y efímeros además adolecen de ciertas características como posibles fallos técnicos y mecánicos, errores del operador, virus, cambios no autorizados y no documentados, obsolescencia o incompatibilidad del software, pérdida de programas, metadatos incompletos, envejecimiento de la información, entre otros.La selección de formatos donde guardar la información debe ser parte del plan global de preservación del proyecto, que debe abarcar también otros aspectos tales como los procedimientos de preservación a seguir.Por otro lado, ninguno de los medios digitales de hoy en día garantiza la longevidadde la información. Los medios magnéticos tienen una vida sorprendentemente corta, los discos compactos son más duraderos pero nadie puede predecir su durabilidad que depende en gran medida de la calidad de los mismos.
- ¿Cómo recuperarlo después?- ¿Cómo mantenerlo inalterado?-¿Cómo evitar que se vuelva obsoleto?-
Estas tres cuestiones últimas están sumamente relacionadas entre ellas ya que la correcta recuperación depende de cómo se mantengan los recursos digitales y su mantenimiento depende en gran medida de evitar su obsolescencia.
Entre los métodos para evitar la obsolescencia de los recursos digitales, podemos citar, por ejemplo, la renovación periódica de los archivos para evitar la pérdida de datos debida al envejecimiento del soporte, la conversión de viejos formatos a otros más nuevos para evitar la obsolescencia, los criterios de redundancia, y la elección adecuada de medios y lugares de almacenamiento.Para favorecer la longevidad de la información digital podemos almacenar la información en formatos que sean ampliamente usados hoy en día. Esto aumenta la probabilidad de que cuando un formato se vuelva obsoleto aún existan programas para su conversión. XML, HTML y PDF son ejemplos de estos. Otra interesante sugerencia es crear un archivo que contenga las definiciones de los formatos, estándares de metadatos, protocolos y otros elementos constructivos fundamentales de las bibliotecas digitales. Si los formatos y los esquemas de codificación son preservados, la mayoría de la información puede ser descifrada posteriormente.
Algunos métodos de conservación
Preservación de los sistemas originales:
El sistema más superficial para preservar los recursos electrónicos es mantener en funcionamiento el ordenador con el que han sido creados, almacenados, y pueden ser consultados. A pesar de ser una solución simple no es razonable querer mantener en funcionamiento a un equipo por décadas. A medida que pase el tiempo se volverá más difícil encontrar repuestos y las prestaciones que brinde el equipo se volverán obsoletas.
Emulación:
La emulación obliga a preservar una cantidad importante de información. Se debe preservar el emulador, el sistema operativo, la aplicación y los datos. Este modo de preservación tiene algunos fallos en contra ya que no sólo es difícil identificar exactamente lo que debe ser preservado, sino que la pérdida de alguno de estos componentes hacen inaccesible la información. El emulador es también una aplicación de software, y deberá ser preservado, ya sea mediante emulación o mediante su actualización periódica.
Migración:
Como ya sabemos la información digital es inútil, a menos que los formatos puedan ser reconocidos y procesados por un ordenador. Sabemos que los formatos de ordenador cambian continuamente y que algunos formatos y programas de hace más de diez años son difíciles de leer y ejecutar en la actualidad. La migración consiste en convertir la información a nuevos formatos. Es una medida contra la obsolescencia. Tiene la desventaja de ser una tarea pesada y de que los datos originales son modificados, con el peligro de que se produzcan efectos acumulativos no deseados tras múltiples migraciones.
Conclusiones
Hoy en día, las nuevas tecnologías avanzan de manera imparable, y aunque los avances suelen ser siempre para mejor, siempre se encuentran pequeños inconvenientes. En este caso, tanto avance, nos supone un retroceso, y me explico, después de llevar a cabo un elaborado plan de preservación, obteniendo la digitalización del documento (por ejemplo) descubrimos que en una o quizá dos décadas, ese esfuerzo no nos haya servido de mucho puesto que diez años después, lo que ahora se considerá "nueva tecnología", entonces se considerará anticuado, y nuestro soporte digital quedará invalidado porque no existirá software o hadware que lo reconozca. Además añadir, que estas nuevas tecnologías no nos llegan a todos por igual, hay una gran "brecha digital" que marca grandes diferencias entre países inforricos e infopobres.
A pesar de esto, es cierto que hay que reconocer que tiene numerosas ventajas, el fácil acceso a la documentación junto con la conservación del patrimonio, así como el gran ahorro de espacio que supone este tipo de almacenamiento. Se almacena gran cantidad de información en espacios muy reducidos.
Finalmente creo que habría que darle más importancia a todos estos hechos, encontrando una mayor implicación para buscar más soluciones.
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